Microsoft Project-এ Resource Over-Allocation সমাধান করা একটি গুরুত্বপূর্ণ ধাপ, কারণ অতিরিক্ত রিসোর্স বরাদ্দ প্রজেক্টের সময়সীমা এবং রিসোর্সের কার্যকারিতায় নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে। যখন রিসোর্সের কাজের চাপ তাদের উপলব্ধ সময়ের চেয়ে বেশি হয়ে যায়, তখন এটি Over-Allocation এর সমস্যার সৃষ্টি করে। এই সমস্যা সমাধানের জন্য আপনি কয়েকটি প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে পারেন।
Resource Over-Allocation চিহ্নিত করা
প্রথমে, রিসোর্স ওভার-অ্যালোকেশন চিহ্নিত করতে হবে। Microsoft Project স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ চিহ্নিত করে থাকে। এটি সাধারণত গান্ট চার্ট বা Resource Usage View-এ লাল ত্রিভুজ (red triangle) চিহ্নের মাধ্যমে প্রদর্শিত হয়।
১. Gantt Chart ভিউতে রিসোর্স ওভার-অ্যালোকেশন চিহ্নিত করা
- Gantt Chart ভিউতে টাস্কের নামের পাশে একটি লাল ত্রিভুজ চিহ্ন দেখাবে, এটি নির্দেশ করে যে ঐ রিসোর্স অতিরিক্ত কাজের চাপের মধ্যে রয়েছে।
২. Resource Usage View-এ রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ চেক করা
- Resource Usage ভিউতে গিয়ে, প্রতিটি রিসোর্সের কাজের সময় (Work) চেক করুন।
- অতিরিক্ত কাজের ঘণ্টা চিহ্নিত হলে, সেটি রিসোর্সের ওভার-অ্যালোকেশন নির্দেশ করে।
Resource Over-Allocation সমাধান করার পদ্ধতিগুলি
১. রিসোর্সের কাজের সময় সমন্বয় করা
রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ দূর করার জন্য আপনি প্রথমে তাদের কাজের সময় কমাতে পারেন। যদি একটি রিসোর্স একাধিক টাস্কে সম্পৃক্ত থাকে, তবে কিছু টাস্কের সময় পরিবর্তন করতে হবে।
টাস্কের সময় কমানো
- Task Duration পরিবর্তন করুন: টাস্কের সময়কাল (Duration) কমিয়ে রিসোর্সের অতিরিক্ত কাজের চাপ কমানো সম্ভব।
- Reschedule Tasks: যদি কোনো টাস্কের কাজ একদিনে বেশি সময় নেবে, তবে আপনি তাকে কয়েকটি দিনে ভাগ করে দিতে পারেন। এর মাধ্যমে আপনি কাজের চাপ সমানভাবে ভাগ করতে পারবেন।
২. রিসোর্সের কাজ পুনর্বণ্টন করা
রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ মেটানোর জন্য কাজের পুনর্বণ্টন একটি কার্যকরী পন্থা। আপনি একই কাজের জন্য অন্য রিসোর্স বরাদ্দ করতে পারেন।
রিসোর্স রিস্ট্রিবিউট করা
- Resource Assignment পরিবর্তন করুন: একই টাস্কের জন্য অন্য রিসোর্স অ্যাসাইন করুন।
- Reschedule Resources: অন্য রিসোর্সের জন্য টাস্ক পুনঃবণ্টন করুন, যাতে অতিরিক্ত কাজের চাপ বর্তমান রিসোর্সের উপর না পড়ে।
৩. Resource Leveling (রিসোর্স লেভেলিং)
Resource Leveling প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করে আপনি রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ সমাধান করতে পারেন। এই প্রক্রিয়ায়, Microsoft Project স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিসোর্সের কাজের চাপ সমানভাবে ভাগ করে দেয়।
রিসোর্স লেভেলিং প্রয়োগ করা
- Level Resource অপশনটি ব্যবহার করুন:
- Resource মেনুতে গিয়ে Level Resource সিলেক্ট করুন। এতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ সমাধান করা হবে।
- Leveling Options নির্বাচন করা:
- লেভেলিং অপশন সিলেক্ট করার পর, Leveling Order, Level Within Available Slack, এবং Leveling Can Adjust Individual Assignments নির্বাচন করে প্রক্রিয়া শুরু করুন।
- এটি রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ সমাধান করে এবং তাদের কাজের সময় সমানভাবে ভাগ করে দেয়।
অন্যান্য পদ্ধতি
১. Flexible Working Hours (কাজের সময়ের নমনীয়তা)
রিসোর্সের কাজের সময়ের নমনীয়তা তৈরি করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি রিসোর্স যদি সপ্তাহে ৪০ ঘণ্টার বেশি কাজ না করে, তবে তাদের কাজের সময় বাড়ানো যাবে না।
- Work Calendar পরিবর্তন: প্রজেক্টের কাজের সময়কাল সেট করতে আপনি রিসোর্সের ক্যালেন্ডার কাস্টমাইজ করতে পারেন।
- Overtime ব্যবহারে মনোযোগ দিন: অতিরিক্ত কাজের চাপ কমাতে রিসোর্সের কাজের সময়ের মধ্যে অতিরিক্ত সময় (overtime) ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন।
২. Fast Tracking এবং Crashing ব্যবহার করা
Fast Tracking এবং Crashing হল প্রজেক্টের সময় কমানোর জন্য ব্যবহৃত পদ্ধতি, তবে এগুলি রিসোর্স ওভার-অ্যালোকেশন সমস্যা সমাধানে সাহায্য করতে পারে।
- Fast Tracking: একাধিক টাস্ক একসাথে সম্পন্ন করার জন্য কাজের সময় কমানোর পদ্ধতি।
- Crashing: অতিরিক্ত রিসোর্স যুক্ত করে টাস্কের কাজ দ্রুত শেষ করার পদ্ধতি।
এগুলো ব্যবহার করে আপনি রিসোর্সের ওভার-অ্যালোকেশন কমাতে পারেন, তবে এগুলি প্রজেক্টের বাজেট বা কোয়ালিটির ওপর কিছুটা প্রভাব ফেলতে পারে, তাই সেগুলি সাবধানে ব্যবহার করা উচিত।
সারসংক্ষেপ
Microsoft Project-এ Resource Over-Allocation সমাধান করার জন্য কয়েকটি কার্যকরী পদ্ধতি রয়েছে, যার মাধ্যমে আপনি রিসোর্সের অতিরিক্ত কাজের চাপ কমাতে পারবেন। রিসোর্সের কাজের সময় সমন্বয়, পুনর্বণ্টন, এবং Resource Leveling সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত পদ্ধতি। এই প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহার করে, আপনি রিসোর্সের দক্ষতা বজায় রেখে প্রজেক্টটি নির্ধারিত সময়ের মধ্যে সফলভাবে সম্পন্ন করতে পারবেন।
Read more
